مكتب مساعدة المدير المالي
لإيجاد المكان المناسب للذكاء الاصطناعي

ابدأ بالمهام ذات الحجم الكبير والتي تتطلب اتباع قواعد صارمة، مثل إدارة حسابات الدفع وتحصيل الفواتير، وإصدار الفواتير وتحصيلها، وإدارة المصروفات، وتطبيق المدفوعات النقدية. تتطلب هذه العمليات عادةً قدرًا أقل من التقدير الشخصي وتوفر مسارًا أوضح لتحقيق قيمة ملموسة. بمجرد أن تعمل هذه العمليات بكفاءة، يمكن للفرق الانتقال إلى مجالات أخرى مثل إقفال الحسابات والتخطيط والتحليل المالي.

تستخدم أتمتة العمليات المالية البرمجيات والذكاء الاصطناعي لإدارة الأعمال المالية التي كانت الفرق تقوم بها يدويًا، مثل استلام الفواتير، ومطابقة المدفوعات، ونقل الموافقات، وإعداد التقارير، وتحديث التوقعات. والهدف هو تقليل الأعمال المتكررة مع الحفاظ على مشاركة الأفراد في الحالات التي تتطلب تقديرًا أو موافقة أو إشرافًا.

تعتمد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التقليدية على أتمتة العمليات وفقًا للقواعد التي تحددها، وتتوقف عادةً عند حدوث استثناء. أما الذكاء الاصطناعي، فيمكنه التعامل مع مهام يصعب اختزالها إلى قواعد ثابتة، مثل قراءة المستندات غير المألوفة، أو تحديد سبب عدم تطابق المدفوعات، أو صياغة تفسير للاختلافات. لا يهدف الذكاء الاصطناعي إلى استبدال أنظمة الأتمتة الموجودة في نظام تخطيط موارد المؤسسات، بل إلى تحسين العمليات المحيطة بها، وتولي المزيد من المهام التي تقع حاليًا على عاتق فريقك.

لا. نحن نعمل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة علاقات العملاء (CRM) والفواتير والخدمات المصرفية وغيرها من الأنظمة التي تستخدمها بالفعل. ينصبّ معظم عملنا على ربط هذه الأنظمة، وتقليل عمليات نقل البيانات عبر جداول البيانات، وتحسين سير العمل بينها. إذا كان أحد التطبيقات القديمة يعيق الأتمتة فعلاً، فإننا نحدد نطاق التحديث المطلوب بشكل منفصل بدلاً من تحويل كل مشروع ذكاء اصطناعي إلى بديل لنظام تخطيط موارد المؤسسات.

يُحدد لكل سير عمل نمط تشغيل قبل البدء في بنائه: إما تشغيله بواسطة الذكاء الاصطناعي، أو صياغته بواسطة الذكاء الاصطناعي مع موافقة بشرية، أو قيادته بشرية مع دعم من الذكاء الاصطناعي. أما الأعمال التي تتطلب قدراً كبيراً من التقدير والتي تُرفع تقاريرها خارجياً، فتخضع لرقابة بشرية مناسبة. وتُحدد معايير الموافقة، وتوجيه الاستثناءات، وسجلات التدقيق أثناء تصميم سير العمل، ولا تُضاف بعد بدء التشغيل.

ينصبّ التركيز على تقليل العمل اليدوي المتعلق بمطابقة المعلومات والتحقق من صحتها ومواءمتها وإعدادها ونقلها بين الأنظمة. ويبقى فريقكم مسؤولاً عن العمل الذي يتطلب حُكمًا وإشرافًا. كما نُصمّم المشاريع وفقًا لعملية تسليم واضحة، ونوثّق سير العمل، ومسارات الاستثناءات، والضوابط، وندرب الأشخاص الذين سيشغلون النظام ويحافظون عليه.

نعتمد في إعداد التقارير على ثلاثة محاور: جمع المعلومات، وتجميعها، والتعليق عليها. تعمل الأتمتة أولاً على تقليل الوقت المستغرق في جمع المعلومات والتحقق من صحتها من الأنظمة المصدرية. ثم تقوم بتجميع حزمة التقارير بالصيغة التي يستخدمها فريقكم بالفعل. ويمكن للذكاء الاصطناعي صياغة التعليقات، بينما تبقى المراجعة النهائية والموافقة من اختصاص فريقكم المالي.

تُحسّن الأتمتة عملية التنبؤ من خلال تحديث البيانات المدخلة باستمرار وتقليل التدخل اليدوي الذي قد يؤدي إلى حدوث أخطاء. على سبيل المثال، يمكن تحديث توقعات التدفق النقدي لمدة 13 أسبوعًا بوتيرة أسرع دون الحاجة إلى نسخ المعلومات مرارًا وتكرارًا بين جداول البيانات. ويتحقق هذا التحسين من خلال بيانات أكثر اتساقًا ودقة، وليس فقط من خلال إضافة نموذج أكثر تطورًا.

لن نبدأ قبل فهم آلية عملك الحالية. يعتمد وقت إتمام الصفقة على نسبة العمل الروتيني إلى العمل الذي يتطلب قدراً كبيراً من التقدير، ومدى دقة بياناتك المصدرية، وعدد الاستثناءات التي تتطلب مراجعة بشرية. نحدد أولاً خطك الأساسي، ونتفق على هدف واقعي، ثم نقيس الأداء بناءً على هذا الخط الأساسي. إذا كان من غير المرجح أن يُحسّن سير العمل الجديد وقت إتمام الصفقة بشكل ملحوظ، فسنبلغك بذلك.

تستغرق عملية التقييم من أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع، وتُنتج قائمة فرص مُصنّفة، وليست نموذجًا أوليًا. تبدأ عمليات الإنتاج الأولية عادةً بعد ستة إلى اثني عشر أسبوعًا من ذلك، وذلك بحسب إمكانية الوصول إلى النظام، وجاهزية البيانات، وعدد الموافقات المطلوبة. أما عمليات سير العمل التي تعتمد على التكامل أو التحديث فتستغرق وقتًا أطول، ونُحدد نطاقها بشكل منفصل لضمان دقة الجدول الزمني.

نُحدد التكلفة والقيمة المتوقعة بناءً على سير العمل والأنظمة والوضع الراهن الخاص بكم، بدلاً من الاعتماد على تقديرات عامة في هذا المجال. قبل البدء في أي مشروع كبير، نُحدد النتائج المتوقعة، وجهد التنفيذ، والعائد المتوقع على الاستثمار. بعد ذلك، يُمكن تقييم كل حالة استخدام على حدة قبل الانتقال إلى الحالة التالية.